Czym jest zapas zabezpieczający w magazynie?

Zapas zabezpieczający to dodatkowa ilość towarów na wypadek wystąpienia niespodziewanych zdarzeń związanych ze zwiększonym popytem lub opóźnieniami w dostawach. Celem jest uniknięcie braku towarów, których klienci potrzebują najbardziej.

Przepływy zapasów magazynowych zmieniają się w zależności od okresu. Sezonowo na część produktów jest większe zapotrzebowanie, na inne mniejsze. Zapas zabezpieczający ma uchronić magazyn przed sytuacją, w której tych najpotrzebniejszych w danym momencie zabraknie.

Jak oszacować zapas zabezpieczający?

Zapas zabezpieczający można obliczyć wykorzystując wzór matematyczny. Uwzględnić przy tym należy zmienne mające wpływ na ostateczną wartość. Najczęściej cały proces przebiega w sposób automatyczny, ponieważ magazyny korzystają z oprogramowania wyposażonego w funkcje śledzące zapasy.

Przyjmuje się, że zapas zabezpieczający stanowi odsetek zapasu manipulacyjnego. Określa się to na postawie historycznych danych dotyczących sprzedaży oraz prognoz przyszłych transakcji. Na uwagę zasługują tu zmienne, które mają wpływ na oszacowanie ostatecznej wartości.

Zmienność zapotrzebowania

Czasem konsumpcja jest zmienna i niemożliwa do dokładnego oszacowania. Obecnie na rynku dochodzi do wielu dynamicznych zmian, trudnych do przewidzenia. Pojawiają się nowe produkty i działania konkurencji, na uwagę zasługuje także sezonowość sprzedaży. Zmienność zapotrzebowania oblicza się określając różnicę między ilością maksymalnej i średniej sprzedaży w danym okresie.

Czas realizacji dostawy po stronie dostawcy

Każdy magazyn ustala z dostawcą szacowany czas, w którym towary mają zostać dostarczone. Zawsze bierze się pod uwagę margines opóźnienia, który właśnie ma pokryć zapas zabezpieczający.

Poziom obsługi

Jest to czynnik, który wskazuje, czy magazyn jest w stanie dostarczyć towar klientowi w tym momencie, w którym on go potrzebuje. Polityka handlowa firmy, jak i rodzaj branży pozwalają określić właściwy poziom obsługi. W e-commerce czasy dostaw muszą być bardzo krótkie, ponieważ tego oczekuje rynek.

Rola zapasu zabezpieczającego

Utrzymanie bezpiecznego poziomu zapasów w magazynie pozwala na prowadzenie działalności pewnej, profesjonalnej i zgodnej z oczekiwaniami klientów. Strategia oparta na takich aspektach przygotowuje firmę na niespodziewane zdarzenia.

Tradycyjne matematyczne podejście bazujące na obliczaniu zapasu zabezpieczającego w dzisiejszych czasach nie jest do końca dobre, ze względu na dynamiczną sytuację rynkową. Należy zawsze brać pod uwagę wymienione wyżej czynniki, które nabierają bardzo dużego znaczenia i pozwalają na stworzenie realnego zabezpieczenia.

Firmy, które starają się sprostać ryzyku, równomiernie zwiększają zapas zabezpieczający. Nie należy jednak tutaj przesadzać, ponieważ może dojść do zwiększenia kosztów związanych z magazynowaniem. Sztuką jest znalezienie złotego środka niewpływającego negatywnie na finanse firmy.

Zapas zabezpieczający – podsumowanie

Aktualnie od magazynów wymaga się elastycznego podejścia, reagowania na sytuację rynkową, jak i przewidywania, na które produkty w danym okresie może być większe zapotrzebowanie niż dotychczas. Dostosowanie się do rzeczywistych potrzeb jest największym wyzwaniem współczesnego magazynowania.