Dokumenty magazynowe – charakterystyka dokumentów w magazynie

Prowadzenie magazynu jest związane ze skrupulatnym dokumentowaniem wszystkich procesów, jakie w nim zachodzą. Spisywać należy przyjmowane i wydawane towary, przechowywać i właściwie opisywać faktury, jak i kontrolować stan rzeczywisty magazynu poprzez stosowną dokumentację. Jest tego dużo.

Dokumenty magazynowe – podstawowe informacje

Dbanie o prowadzenie rzetelnej dokumentacji magazynowej jest niezwykle istotne. Gwarantuje porządek w księgowości, a jednocześnie dostarcza informacji na temat poziomu sprzedaży i dostępności asortymentu na stanie.

Dokumentacja magazynowa dotyczy przede wszystkim zatowarowania obiektu. Obejmuje zarówno towary przyjmowane, jak i wydawane. Sposób prowadzenia dokumentacji magazynowej określa ustawa z 29 września 1994 roku o księgowości. Znaleźć można tam wszelkie wytyczne i zasady, których należy się trzymać, m.in. to, że dokumentację magazynową w bezpiecznych warunkach należy przechowywać do 5 lat od momentu jej wystawienia.

Podstawowa klasyfikacja dokumentów magazynowych opiera się o kierunek obrotu towarów:

• dokumenty przychodowe – dotyczą towarów przyjmowanych do magazynu,
• dokumenty rozchodowe – dotyczą towarów wysyłanych z magazynu.

Dokumenty magazynowe przychodowe

Rodzaje dokumentów magazynowych przychodowych

• Przyjęcia zewnętrzne – PZ – wystawiane są w momencie przyjmowania do magazynu towarów, na podstawie dokumentów potwierdzających dostawę. Muszą zawierać odpowiednie oznaczenia: numer zgodny z dotychczasową kolejnością, datę przyjęcia towaru, datę utworzenia dokumentu, cenę jednostkową, ilość. Ważne są także podpisy dostawcy, osoby wystawiającej PZ oraz osoby przyjmującej towar.
• Przyjęcia wewnętrzne – PW- wystawiane są, gdy towar dostarczany jest z obiektu należącego do właściciela magazynu lub gdy kontrahent nie jest określony. Większość danych, które należy umieścić na dokumencie, jest taka sama jak w przypadku wystawiania PZ. Jedyna różnica to brak podawania danych dostawcy, ale podpis powinna złożyć osoba odpowiedzialna za dostarczenie towaru z jednego miejsca do drugiego.
• Zwroty wewnętrzne – ZW – określają przyczynę zwrotu, a także umożliwiają identyfikację stanu faktycznego dokumentacji. Najważniejszą informacją jest przyczyna zwrotu.
• Przesunięcia międzymagazynowe –PM – dokument magazynowy wystawiany jest w momencie przenoszenia towarów między magazynami należącym do jednego przedsiębiorcy.

Dokumenty magazynowe rozchodowe

Podział dokumentów magazynowych rozchodowych

• Wydania na zewnątrz – WZ – są to dokumenty stosowane w gospodarce magazynowej w momencie sprzedaży towaru lub jego nieodpłatnego przekazania do kontrahenta zewnętrznego. Informacjami, jakie powinien zawierać dokument, to: numer, data wystawienia i wydania towaru, oznaczenia towaru, ilość, cena jednostkowa, dane wystawcy i odbiorcy. Należy uwzględnić także podpis osoby upoważnionej do wystawiania WZ.
• Rozchody wewnętrzne – RW – dokument magazynowy wystawiany w momencie, gdy towar przekazywany jest w ramach jednego przedsiębiorstwa. Wystawia go wydający. Musi zawierać te same dane, co w WZ, poza danymi odbiorcy. Konieczne jest podanie numerów konta kosztowego i wydziałowego. Ma to zastosowanie, gdy magazyn prowadzi pełną rachunkowość. Istotne są także informacje co do miejsca pobrania towaru i dokąd ma trafić. Dokument musi podpisać dostawca, odbiorca oraz osoba upoważniona do wystawienia RW.
• Przesunięcia magazynowe – PM – wystawiane są w momencie, gdy towar opuszcza magazyn, ale w obrębie obiektów należących do tego samego przedsiębiorcy.

Charakterystyka dokumentów magazynowych – podsumowanie

Wszystkie dokumenty magazynowe powinny być prowadzone i przechowywane skrupulatnie przez minimum 5 lat. Prowadząc solidną dokumentację, masz informacje o zasobach towarowych. Masz podstawy do prawidłowego rozliczenia.

Warto wiedzieć, jakie są dokumenty magazynowe, ponieważ w ten sposób Twoja działalność jest zarządzana profesjonalnie, w sposób uporządkowany, gwarantujący prawidłowe rozliczenia z kontrahentami, bez niepotrzebnych błędów pod względem kosztów.