Dokumenty magazynowe – charakterystyka dokumentów w magazynie
Prowadzenie magazynu jest związane ze skrupulatnym dokumentowaniem wszystkich procesów, jakie w nim zachodzą. Spisywać należy przyjmowane i wydawane towary, przechowywać i właściwie opisywać faktury, jak i kontrolować stan rzeczywisty magazynu poprzez stosowną dokumentację. Jest tego dużo.
Dokumenty magazynowe – podstawowe informacje
Dbanie o prowadzenie rzetelnej dokumentacji magazynowej jest niezwykle istotne. Gwarantuje porządek w księgowości, a jednocześnie dostarcza informacji na temat poziomu sprzedaży i dostępności asortymentu na stanie.
Dokumentacja magazynowa dotyczy przede wszystkim zatowarowania obiektu. Obejmuje zarówno towary przyjmowane, jak i wydawane. Sposób prowadzenia dokumentacji magazynowej określa ustawa z 29 września 1994 roku o księgowości. Znaleźć można tam wszelkie wytyczne i zasady, których należy się trzymać, m.in. to, że dokumentację magazynową w bezpiecznych warunkach należy przechowywać do 5 lat od momentu jej wystawienia.
Podstawowa klasyfikacja dokumentów magazynowych opiera się o kierunek obrotu towarów:
- dokumenty przychodowe – dotyczą towarów przyjmowanych do magazynu,
- dokumenty rozchodowe – dotyczą towarów wysyłanych z magazynu.
Dokumenty magazynowe przychodowe
Rodzaje dokumentów magazynowych przychodowych
- Przyjęcia zewnętrzne – PZ – wystawiane są w momencie przyjmowania do magazynu towarów, na podstawie dokumentów potwierdzających dostawę. Muszą zawierać odpowiednie oznaczenia: numer zgodny z dotychczasową kolejnością, datę przyjęcia towaru, datę utworzenia dokumentu, cenę jednostkową, ilość. Ważne są także podpisy dostawcy, osoby wystawiającej PZ oraz osoby przyjmującej towar.
- Przyjęcia wewnętrzne – PW- wystawiane są, gdy towar dostarczany jest z obiektu należącego do właściciela magazynu lub gdy kontrahent nie jest określony. Większość danych, które należy umieścić na dokumencie, jest taka sama jak w przypadku wystawiania PZ. Jedyna różnica to brak podawania danych dostawcy, ale podpis powinna złożyć osoba odpowiedzialna za dostarczenie towaru z jednego miejsca do drugiego.
- Zwroty wewnętrzne – ZW – określają przyczynę zwrotu, a także umożliwiają identyfikację stanu faktycznego dokumentacji. Najważniejszą informacją jest przyczyna zwrotu.
- Przesunięcia międzymagazynowe –PM – dokument magazynowy wystawiany jest w momencie przenoszenia towarów między magazynami należącym do jednego przedsiębiorcy.
Dokumenty magazynowe rozchodowe
Podział dokumentów magazynowych rozchodowych
- Wydania na zewnątrz – WZ – są to dokumenty stosowane w gospodarce magazynowej w momencie sprzedaży towaru lub jego nieodpłatnego przekazania do kontrahenta zewnętrznego. Informacjami, jakie powinien zawierać dokument, to: numer, data wystawienia i wydania towaru, oznaczenia towaru, ilość, cena jednostkowa, dane wystawcy i odbiorcy. Należy uwzględnić także podpis osoby upoważnionej do wystawiania WZ.
- Rozchody wewnętrzne – RW – dokument magazynowy wystawiany w momencie, gdy towar przekazywany jest w ramach jednego przedsiębiorstwa. Wystawia go wydający. Musi zawierać te same dane, co w WZ, poza danymi odbiorcy. Konieczne jest podanie numerów konta kosztowego i wydziałowego. Ma to zastosowanie, gdy magazyn prowadzi pełną rachunkowość. Istotne są także informacje co do miejsca pobrania towaru i dokąd ma trafić. Dokument musi podpisać dostawca, odbiorca oraz osoba upoważniona do wystawienia RW.
- Przesunięcia magazynowe – PM – wystawiane są w momencie, gdy towar opuszcza magazyn, ale w obrębie obiektów należących do tego samego przedsiębiorcy.
Charakterystyka dokumentów magazynowych – podsumowanie
Wszystkie dokumenty magazynowe powinny być prowadzone i przechowywane skrupulatnie przez minimum 5 lat. Prowadząc solidną dokumentację, masz informacje o zasobach towarowych. Masz podstawy do prawidłowego rozliczenia.
Warto wiedzieć, jakie są dokumenty magazynowe, ponieważ w ten sposób Twoja działalność jest zarządzana profesjonalnie, w sposób uporządkowany, gwarantujący prawidłowe rozliczenia z kontrahentami, bez niepotrzebnych błędów pod względem kosztów.